内部統制システムの基本方針
当社は、明治安田生命グループの「お客さまを大切にする会社に徹し、クオリティの高い総合保障サービスを提供し、確かな安心と豊かさをお届けする」という経営理念のもと、明治安田生命の生命保険事業とのシナジー効果を発揮して、特色のある付加価値の高い保険サービスをご提供することにより、お客さまから信認される損害保険会社を目指し、これらの実現のために内部統制システムの基本方針について、下記のとおり定める。
- Ⅰ．取締役および使用人の職務の執行が法令および定款に適合することを確保するための体制
- (行動憲章、コンプライアンス基本規程)
当社は、コンプライアンス(法令等遵守)に係る基本方針・遵守基準である「行動憲章」および基本的事項を定めた「コンプライアンス基本規程」を制定し、明治安田生命のグループ会社として、コンプライアンスを推進する。
- (コンプライアンス誓約書、コンプライアンス・マニュアル)
当社は、全取締役がコンプライアンス誓約書を取締役社長に提出し、コンプライアンスの推進を誠実かつ率先垂範して取り組む。あわせて、コンプライアンス・マニュアルを取締役および使用人に保持させることにより、周知徹底する。
- (コンプライアンス基本規程、コンプライアンス誓約書、コンプライアンス・マニュアル)
当社は、コンプライアンス(法令等遵守)に係る基本方針・遵守基準である「行動憲章」および会社におけるコンプライアンスの推進のための基本的事項を定めた「コンプライアンス基本規程」を制定するとともに、全取締役がコンプライアンス誓約書を取締役社長に提出し、コンプライアンスの推進を誠実かつ率先垂範して取り組む。あわせて、コンプライアンス・マニュアルを取締役および使用人に配布し、周知徹底する。
- (コンプライアンスに関する委員会・取締役の基本姿勢)
当社は、経営会議の諮問機関として、リスク管理・コンプライアンス委員会を設置する。リスク管理・コンプライアンス担当取締役を委員長とし、全所属の長および関連する取締役等においてコンプライアンス推進にかかわる重要な事項等に関して審議する。取締役はその審議をふまえ、実効性の高いコンプライアンス態勢を構築・維持する。なお、重要事項については経営会議、取締役会に報告する。
- (コンプライアンス統括部署・法令遵守責任者等)
当社は、コンプライアンスに関する事項を一元管理する部署としてリスク管理・コンプライアンス部を設置するとともに、各所属におけるコンプライアンスの推進およびコンプライアンス違反(懸念)事象が発生した場合に対応するため、全所属に法令遵守責任者・法令遵守担当者を配置する。
- (コンプライアンス・プログラム)
当社は、コンプライアンス態勢を推進するため、具体的な実践計画(コンプライアンス・プログラム)を全社・本社各部ごとに策定し、リスク管理・コンプライアンス部がその計画内容および実施状況の検証・指導を行なう。
- (コンプライアンス違反(懸念)事象発生時の対応)
当社は、コンプライアンス違反(懸念)事象が適切にリスク管理・コンプライアンス部および取締役会等に報告されるよう、法令遵守責任者・内部通報窓口等を通じた報告体制を構築し、あわせて明治安田生命の設置する内部通報窓口をグループとして利用する。報告された事象については、適切な調査を行ない、分析に基づいて改善に向けた取組みを行なうとともに、コンプライアンス違反については規程に基づき厳正に対処する。
- (反社会的勢力への対応)
当社は、反社会的勢力による不当要求等への対応については、事案発生時の報告および対応に係る規程等の整備を行ない、反社会的勢力には警察等関連機関、明治安田生命とも連携し毅然と対応していく。
- (行動憲章、コンプライアンス基本規程)
- Ⅱ．業務の執行の適正を確保するために必要な体制
- 取締役の職務の執行に係る情報の保存および管理に関する体制
- (情報の保存および管理に関する規程)
当社は、取締役の意思決定、および職務執行に係る情報(取締役会、経営会議等、各種会議の議事録および資料等)について、「情報管理基本規程」等に基づいて適切に管理し、「文書保存期間規程」に従い適切に保存および管理を行なう。
- (情報の保存および管理に関する規程)
- 損失の危険の管理に関する規程その他の体制
- (リスク管理基本規程)
当社は、会社の行なう業務全般に係る諸リスクを適切に管理することが、健全かつ適切な業務運営の確保に資するとの認識のもと、リスク管理を最も重要な経営上の取組みのひとつと位置付け、取締役会がリスク管理態勢を構築し、その有効性・適切性を維持するための基本的事項を定めた「リスク管理基本規程」を制定するとともに、リスク管理基本方針を定める。
- (リスク管理に関する委員会)
当社は、経営会議の諮問機関として、リスク管理・コンプライアンス委員会を設置し、各種リスク管理の方針等に関する審議等を行ない、重要事項については経営会議、取締役会に報告する。
- (リスク管理統括部署、リスク管理責任者等)
当社は、全社的なリスク管理態勢の整備・推進を行なう部署としてリスク管理・コンプライアンス部を設置するとともに、各所属におけるリスク管理態勢を推進するため、全所属にリスク管理責任者・リスク管理担当者を配置する。
- (リスク管理態勢・方針)
当社は、金融サービス業におけるプリンシプル、保険会社向けの総合的な監督指針、金融コングロマリット監督指針、保険検査マニュアル等をふまえ、当社固有のリスクを十分認識したうえで、種類別および組織別のリスク管理態勢、ならびに統合リスク管理態勢を整備する。また、社会情勢やお客さま等利害関係者の期待が変化・進展することを十分認識し、リスク管理態勢・方針を必要に応じ見直す。加えて、危機が発生した場合の迅速な対応を行なうための体制を整備する。
- (リスク管理基本規程)
- 取締役の職務の執行が効率的に行なわれることを確保するための体制
- (職務権限規程・経営会議)
当社は、「組織職制規程」および「職務権限規程」により、取締役の権限および責任の範囲を適切に定め、あわせて取締役への報告ルールを定めることで、取締役が効率的に職務執行する体制を確保する。また、経営上重要な事項については、経営会議における協議を行ない、そのうち、当社の経営方針および経営戦略に関わる重要事項については、取締役会での審議を経て決定を行なう。
- (中期経営計画の策定)
取締役等は、「経営計画規程」に基づき体系的に策定された中期経営計画および年度経営計画に基づいて、職務の執行を行ない、その状況を定期的に検証する。
- (職務権限規程・経営会議)
- 財務報告の適正性を確保するための体制
- (代表者確認)
当社は、経理関係規程に基づき適正な財務報告が行なわれるよう、代表者確認に関する規程・基準を制定し、必要な体制を整備する。
- (代表者確認)
- 相互会社およびその実質子会社から成る企業集団における業務の適正を確保するための体制
- (グループにおける管理規程)
当社は、明治安田生命が定めた「関連会社管理規程」に基づき、明治安田生命との間で業務運営に関する「覚書」を締結し、企業集団として取り組むべき業務運営態勢、コンプライアンス・リスク管理態勢の整備に努める。
- (グループにおける内部統制)
当社は、リスク管理、コンプライアンス体制およびお客さま対応体制を一元的に管理する統括部署として、リスク管理・コンプライアンス部を設置し、明治安田生命グループの統括部署との連携を図りつつ、内部統制の実効性を高める。
- (不適切な取引への対応)
当社は、明治安田生命グループ間取引に際し、アームズ・レングス・ルールに抵触する取引等を含めた不適切な取引の発生防止に努める。
- (モニタリング)
当社の内部監査部門等は、当社および明治安田生命グループ各社で当社の業務を委託している先に対する内部監査を定期的に実施し、その結果を被監査部署・被監査会社に通知し、指摘事項に対する改善策の立案を求め、改善策の進捗状況を定期的に確認するとともに、当社の取締役等に適宜状況を報告する。
また、当社は、明治安田生命の「関連会社管理規程」に基づき、明治安田生命の内部監査部門等の内部監査を定期的に受け、指摘事項に対する改善策を報告する。加えて、明治安田生命の役職員等を非常勤監査役として配置することで、グループ会社の健全性確保の検証に努める。 - (グループ会社における健全性等に影響を及ぼす可能性がある事象についての報告体制)
グループ会社において生じ得る不祥事件等が、当社やグループ各社の健全性等に影響を及ぼす可能性があるとの認識に基づき、重大な不祥事件等が生じた場合、その影響のグループ各社への波及性を検証のうえ､速やかに明治安田生命に報告する体制を整備する。
- (グループにおける管理規程)
- 取締役の職務の執行に係る情報の保存および管理に関する体制
- Ⅲ．監査役の職務の執行のため必要な体制
- 監査役がその職務を補助すべき使用人を置くことを求めた場合における当該使用人に関する体制および当該使用人の取締役からの独立性に関する事項
- (監査役、監査補助者)
当社は、監査役が、監査の実施上必要がある場合は、取締役と協議のうえ、内部監査部門に所属する使用人を監査補助者とすることにより、他の取締役からの指揮命令を受けずに監査役を補助する組織・要員を確保する。
- (内部監査部門への要員配置)
内部監査部門には、監査が実効的に行なわれるために、それに必要な知識能力を備えた使用人を継続的に配置する。
- (独立性の確保)
監査補助者および監査の対象とされた部門に所属する使用人は、取締役からの独立性の確保に留意し、監査に関しては、監査役の指揮命令を受ける体制とする。
- (監査役、監査補助者)
- 取締役および使用人が監査役に報告をするための体制、その他の監査役への報告に関する体制
- (監査役への報告)
当社は、以下の事項を中心に、重要会議への監査役出席、代表取締役等と監査役との定期的な意見交換機会の確保、その他取締役および使用人から監査役への個別報告を通じ、監査役への適切な報告体制を確保する。
- (1)当社の事業の状況、業務および財産の状況
- (2)内部統制システムの構築状況および運用状況
- (3)苦情の処理およびグループとして利用する内部通報制度の利用の状況
- (4)監査役が必要と認めるグループ各社への委託業務に係る業務遂行状況および内部監査等の実施状況
- (5)その他監査役が監査上報告を受けることが必要と認める当社の業務又は業績に影響を与える重要な事項
- (監査役への報告)
- その他監査役の監査が実効的に行なわれることを確保するための体制
- (内部監査部門との連携)
当社は、監査役が当社の業務および財産の状況の調査その他の監査職務を遂行するにあたり、内部監査部門等から監査等の結果の報告を受けるとともに、必要に応じ内部監査部門に対して調査を求める等、内部監査部門との緊密な連係を保ち、効率的な監査を実施するための体制を確保する。
- (文書・規程類等重要な記録の確認)
当社は、監査役が所定の文書・規程類、重要な記録その他の重要な情報が適切に整備され、かつ保存および管理されているかを調査し、監査を実効的に行なうための体制を確保する。
- (内部監査部門との連携)
- 監査役がその職務を補助すべき使用人を置くことを求めた場合における当該使用人に関する体制および当該使用人の取締役からの独立性に関する事項
当社は、上記の内部統制システムの基本方針を適切に実施するため、経営会議の諮問機関として内部統制委員会を設置し、内部統制システムの整備を継続的に推進するとともに、各組織の内部管理自己点検をふまえた適切な内部監査を実施する。